Goed opdrachtgeverschap in aanbesteding D&BM

De kwaliteit van aanbesteding in een Design, Build en Maintenancetraject (D&BM) heeft invloed op het eindproduct voor de opdrachtgever. Je kan slim inkopen met goed voorbereide aanbestedingsstukken. Het is in feite een schriftelijk communicatieproces tussen de opdrachtgever en marktpartijen, waarin de spelregels door de opdrachtgever worden geformuleerd. Waar let je op bij het opstellen van goede aanbestedingsstukken?

Vraag- en doelstellingen
De kunst van een goede uitvraag is het formuleren van heldere vraag- en doelstellingen. Dat begint bij het kennen van de mogelijkheden in de markt. Op basis hiervan worden concreet vraag- en doelstellingen geformuleerd. De vraagstelling biedt ruimte voor marktpartijen om op kennis, creativiteit en innovatie te kunnen excelleren. Dit doet de inkoper door gerichte open vragen te stellen, waarbij marktpartijen met de oplossing komen.

Inschatting reële uitvraag
Zijn de risico’s beheersbaar voor de marktpartijen? Of vragen we nu het schaap met 5 poten? De gevraagde inspanning aan de marktpartijen en bijbehorend budget moet in een redelijke verhouding staan tot de geformuleerde vraag- en doelstellingen. Als de markt wordt overvraagd levert dat teleurstellingen en frustraties op. Dit heeft uiteindelijk effect op het ontwikkelproces en het eindproduct.

Uitvraag inkaderen
Meetbare specificatie-eisen op het gebied van functionele en technische programma’s zijn van belang om kaders in de uitvraag aan te brengen. Hiermee wordt richting gegeven aan het beoogde eindproduct. Bijvoorbeeld voor het wooncomfort kunnen heldere eisen worden gesteld aan energieverbruik, thermische schil, akoestiek, visueel comfort, gezondheid en veiligheid.

Juiste gunningscriteria
Door het kiezen van de juiste gunningscriteria, in de context van het project, geeft de inkoper aan waarop hij wil dat de markt excelleert. Criteria kunnen gericht zijn op het eindproduct en/of het realisatieproces. Bij een renovatieproject met zittende huurders kunnen criteria bijvoorbeeld zijn de duur van de bouwwerkzaamheden, het beperken van overlast en communicatie met huurders. 

Proces opdelen
Om focus aan te brengen op onderdelen van een ontwikkelingsproces, is het verstandig om het aanbestedingsproces op te delen. Een voorbeeld is het hanteren van een gemeentelijke toetsing van het ontwerp aan beeldkwaliteit en welstandseisen. De opdrachtgever borgt hiermee dat de inschrijvingen realistisch en uitvoerbaar zijn. 

Een andere mogelijkheid is om tijdens de aanbesteding een concurrentie gerichte dialoog te organiseren. Marktpartijen hebben dan de gelegenheid een toelichting te krijgen over de gestelde kaders in de uitvraag.

Meer info?
Al met al vereist een D&BM aanbesteding kennis van de producten en de markt. Heeft u vragen over het ontwikkelen van aanbestedingsstukken, mail of bel dan met Rob Schrier, rob@fooq.nl of 06  – 23 90 35 13.

Deel dit artikel op:

Reacties